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30 junio, 2017 customertop

Cómo generar una buena base de datos

Las bases de datos son una herramienta fundamental para muchas empresas. Son una fuente que centraliza la información más importante para los comerciales y el departamento de marketing. La gestión y el tratamiento de estas bases de datos es un punto muy sensible en las empresas.
Aunque el párrafo anterior parezca una obviedad, todavía hay empresas que no tienen una buena gestión de sus bases de datos y no son conscientes de la valiosa información que tienen en sus manos.
Por qué es importante una base de datos.
Las bases de datos son un valioso activo de las empresas para la gestión profesional de la cartera de clientes.
Son la mejor fuente para conocer mucho mejor a los usuarios con nombre y apellidos, información sobre personalidad, estilos de vida, monitorización de procesos de compra, edades, etc.  Además, puede dar una idea de las tendencias de mercado o del público objetivo.
Esta información es muy útil para preparar campañas de venta de servicios, campañas de marketing, elaboración de estrategias empresariales, creación de productos adhoc, obtener información para mejorar servicios o personalizar la atención a nuestros clientes, mejorando la comunicación con ellos segmentando los mensajes.
Y esto último es muy importante. Es fundamental que las bases de datos estén perfectamente segmentadas y organizadas para obtener todo el beneficio posible de esta valiosa información.
¿Cómo generamos una buena base de datos?
Cada maestro tiene su librillo, al igual que muchas empresas siguen gestionando sus bases de datos con herramientas tradicionales, como un Excel, hay otras que se han subido al tren de la tecnología con diferentes sistemas de CRM.
Hay algunos puntos que hay que tener en cuenta en cualquiera de los casos:

1.     Definir bien los objetivos de la base de datos. Será mejor para poder establecer una estructura de la información.
2.    Estructura los campos de información. Se pueden hacer diferentes tipos de segmentación. Deben ser informaciones sencillas que aporten datos importantes de nuestro consumidos. También dependerá esta segmentación del tipo de servicios, si son empresas o si son clientes finales. Algunos datos importantes: nombre completo, datos de contacto, redes sociales, ciudad, puesto de trabajo, hobbies, preferencias de compra, productos o servicios, aficiones, nivel socioeconómico, y si es una empresa, razón social, puesto que ocupa, datos de contacto, sector de la empresa, además de algunos de los anteriormente mencionados, etc.
3.    Establece una forma implementar la información: cómo hay que introducir la información, si se pueden usar abreviaturas, tildes, etc. 
4.    Acceso a la base de datos: es importante tener un protocolo para conocer quiénes son las personas responsables de las bases de datos. Quiénes van a tener acceso para administrar la información y quiénes acceso solo para verla. En ocasiones, menos es más, cuanto menos gente tenga acceso a editar la información, mejor. 
5.    Campo de observaciones: si tienes la opción de introducir un apartado para profundizar alguna información, mucho mejor. 
6.    Planificación: cada cuánto se actualiza la información, cada cuánto se renueva esta base de datos con más información o nuevas herramientas, cuándo una base de datos ya está “quemada”.
7.    ¿Dónde la guardo? Es necesario tener una ubicación única de la base de datos con un único documento. O un buen sistema de CRM que pueda generar copias de cada actualización.
8.    Cumplir con la ley de protección de datos. Siempre hay que estar al día de las modificaciones que pueda tener esta ley y cumplirla.


Sistemas CRM
Se trata de un modelo de gestión de clientes. Se trata de una herramienta informática para administrar bases de datos con la información de la gestión de ventas, clientes, etc. Algunos sistemas CRM son:
1.     Salesforce
2.    Sage
3.    SAP
4.    Zoho
5.    Microsoft Dynamics
6.    Oracle
7.    Maximizer
8.    Apptivo
9.    GoldMine
10. SugarCRM
¿Y cómo mantengo y actualizo las bases de datos?
Las bases de datos son elementos vivos. Es necesario revisarlas y actualizarlas de manera constante. Es un trabajo arduo pero muy necesario.
Se suele tener el pensamiento de que esta actualización y revisión es un trabajo tedioso que no tiene ningún tipo de beneficio, pero esto no es cierto. También se suele pensar que es mejor no compartir ciertas informaciones de los clientes, otro error. Es bueno compartir toda la información y no guardarse ningún cliente, al final que todo marche bien, repercute en el propio comercial.

Hay que establecer claramente cuáles son los periodos de actualización. Hay estudios que hablan de un desgaste del 3% mensual en promedio, otras empresas hacen un refresco cada 2 o 3 meses.